KotakuID – Receiving gudang merupakan salah satu proses penting dalam pengelolaan barang di tempat penyimpanan atau inventory management. Jika terjadi kelalaian dalam proses receiving, maka hal ini bisa berdampak pada proses selanjutnya.
Secara mendasar, tugas receiving gudang yaitu melakukan verifikasi. Dengan tujuan untuk menjamin barang yang akan diterima telah memenuhi standar, kondisi baik, waktunya tepat, serta jumlahnya sesuai.
Lalu, bagaimana alur proses administrasi receiving gudang? Nah, ulasan ini akan membahas mengenai pengertian dan langkah-langkahnya, simak baik-baik ya!
Apa Itu Receiving Gudang?
Receiving gudang merupakan aspek penting dalam mengelola barang sebelum dilanjutkan ke proses berikutnya, yakni proses storage atau penyimpanan.
Setiap barang tersebut wajib melalui proses pengecekan terlebih dahulu. Intinya, receiving gudang yaitu proses pengecekan barang yang akan diterima dari supplier. Barang-barang yang dikirim supplier tersebut akan dicek kualitas dan kesesuaiannya dengan order pembelian.
Tugas receiving gudang yakni menerima material berupa barang dengan aktivitas menghitung kuantitas, melakukan pengecekan kualitas, membongkar muatan, serta memastikan order pembelian sesuai.
Jika receiving gudang telah terlaksana dengan baik, maka barang tersebut bisa dilanjutkan ke proses selanjutnya, yakni storage atau penyimpanan. Ibaratnya, receiving gudang ini pintu awal yang dijaga ketat sebelum barang tersebut disimpan di penyimpanan.
Jenis Receiving Gudang
Dalam proses receiving gudang, ada pembagian jenis-jenis tertentu, seperti barang lokal dan barang impor. Pengiriman barang dari supplier dibedakan menjadi dua jenis tersebut, yakni penjelasannya sebagai berikut:
1. Receiving Gudang untuk Barang Lokal
Tujuan penerimaan barang lokal di receiving gudang yaitu untuk menerima material dari supplier dalam negeri (lokal). Barang lokal dikirim dari supplier dalam negeri serta waktu pengirimannya relatif cepat, tergantung dengan domisili.
Nah, tugas receiving gudang barang lokal yakni meliputi bongkar muatan barang, pemeriksaan kuantitas, pencatatan, serta pengecekan kualitas.
2. Receiving Gudang untuk Barang Impor
Inti pemrosesan barang impor di receiving gudang yaitu untuk menerima material dari supplier luar negeri.
Aktivitasnya hampir mirip dengan receiving gudang barang lokal, akan tetapi untuk durasi waktunya mempunyai perbedaan yang cukup terasa.
Hal ini karena proses pengiriman barang dari luar negeri memerlukan waktu yang lebih lama, apalagi jika pengirimannya memakai transportasi kapal laut.
Alur Receiving Gudang
Dalam administrasi receiving gudang, ada alur proses yang akan dilalui. Untuk mendapatkan kualitas dan kuantitas barang yang sesuai, maka dibutuhkan tahapan tertentu.
Adapun beberapa tahapan yang wajib dilakukan di dalam proses receiving gudang yakni sebagai berikut:
- Menerima Surat Jalan. Surat jalan adalah dokumen yang pasti ada ketika proses penerimaan barang. Hal tersebut karena proses pengiriman sudah pasti ada surat jalan yang menyertainya.
- Pengecekan Jumlah Barang. Proses selanjutnya, yakni pengecekan kesesuaian barang dengan surat jalan. Cek apakah barang yang akan dikirim tersebut telah sesuai dengan order pembeliannya. Setelah itu, hitung dan pastikan kesesuaian jumlah barang yang akan diterima.
- Pengecekan Fisik Barang. Setelah proses penghitungan kesesuaian jumlah, maka langkah selanjutnya yaitu pengecekan fisik barang yang akan diterima. Cek fisik barang dengan teliti, perhatikan kualitasnya, apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada kerusakan, seperti barang penyok, tergores, ringsek, atau yang lain, maka harus dipisahkan.
- Pengecekan Standar dan Kualitas. Proses selanjutnya yaitu mengecek kualitas barang dengan cara menghubungi bagian Quality Incoming (QC). QC dalam proses receiving gudang merupakan pihak yang berwenang untuk meninjau kualitas dan mutu barang yang akan datang. Jika barang yang datang sesuai dan berkualitas, maka pihak QC akan memberikan status “OK” sehingga bisa dilanjutkan ke proses berikutnya, yaitu storage.
- Menyusun Bukti Barang Masuk. Alur terakhir di receiving gudang yaitu membuat form BBM (Bukti Barang Masuk). Form ini membuktikan jika pihak gudang telah menerima pengiriman barang dari supplier secara benar dan sesuai standar QC. Biasanya, ada tiga rangkap salinan form Bukti Barang Masuk yakni untuk arsip gudang, supplier, dan accounting.
Kesimpulan
Intinya, receiving gudang merupakan salah satu proses penting dalam menerima suatu barang. Karena, receiving gudang mempunyai peran vital di awal penerimaan barang dan sangat berpengaruh terhadap proses-proses lainnya. Nah, itulah di tas penjelasan mengenai receiving gudang, semoga Anda bisa memahaminya dengan baik.
