Hal-hal yang Diperlukan dalam Rapat Bisnis, Berikut Diantaranya

KOTAKU.ID – Pembahasan dibawah ini akan membahas secara lengkap terkait hal-hal yang diperlukan dalam rapat bisnis. Pada umumnya, rapat bisnis dapat dimaknai dengan pertemuan antara dua orang atau lebih untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kelangsungan bisnis agar bisa meraih keuntungan (laba).

Adapun penyelenggaraannya juga harus diperhatikan dengan sebaik mungkin. Yuk simak uraian pembahasan di bawah ini untuk mengetahui hal-hal yang dibutuhkan dalam rapat bisnis.

Hal-hal yang Diperlukan dalam Rapat Bisnis

Berdasarkan buku Komunikasi Bisnis karangan Zul Rachmat, Nuraeni, dkk, berikut ini merupakan hal-hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan oleh para panitia sebelum mengadakan rapat bisnis.

1. Undangan

Undangan rapat untuk peserta sebaiknya diedarkan dalam beberapa hari sebelum rapat berlangsung, misalnya dalam seminggu sebelumnya yang dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan di bahas pada rapat tersebut.

2. Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat juga harus dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan kepada seluruh peserta rapat.

3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis

Dalam hal ini merujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Contohnya, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan diadakan mulai jam 08.00 sampai jam 16.00.

4. Pembawa Acara

Ada kalanya, pembawa acara (MC) dibutuhkan untuk memandu rapat bisnis agar bisa berjalan dengan lancar. Pembawa acara juga harus memahami dengan baik suatu agenda rapat bisnis.

5.  Ketua Panitia Penyelenggara

Pada dasarnya, ketua panitia akan memberikan laporan atas pelaksanaan rapat. Misalnya ada maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, serta bidang fungsional.

Baca Juga:

Untuk Mendirikan Bisnis Sebaiknya Dimulai Dengan Langkah yang Tepat

6. Jumlah peserta

Perlu dipastikan bahwa jumlah peserta rapat yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta ini akan berkaitan erat dengan jumlah kursi yang perlu disiapkan, bahan-bahan rapat, kamar penginapan yang perlu disediakan (jika harus menginap di hotel), serta konsumsi untuk para peserta rapat.

7. Peserta yang Diundang

Peserta rapat dapat berasal dari berbagai macam divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan.

8. Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis

Secara umum, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional akan diberikan kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis ini.

9. Narasumber

Penunjukan siapa yang nantinya akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat sangat tergantung terhadap keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam ataupun dari luar perusahaan.

10. Alokasi Waktu untuk Narasumber

Secara umum, dalam rancangan agenda rapat telah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber. Yang mana akan menyampaikan materinya dalam rapat tersebut, serta berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.

11. Waktu Istirahat

Agenda rapat sebaiknya memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat, salat, dan makan siang, atau bahkan makan malam.

12. Presensi Peserta

Petugas yang diberikan tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayakya datang lebih awal dibandingkan dengan para peserta rapat.

13. Akomodasi

Perlu diketahui, tugas yang menangani bidang akomodasi rapat ini berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis.

Baca Juga:

Ini Arti Down Payment Dalam Dunia Bisnis (DP)

14. Peralatan

Sebelum kegiatan rapat diadakan, pastikan semua komponen peralatan berfungsi dengan baik serta tidak ada yang bermasalah. Peralatan yang biasa digunakan untuk menunjang kegiatan rapat, yakni ada sound system, laptop, LCD projector, serta flip charts.

15. Fasilitas Pendukung Lainnya

Fasilitas pendukung yang sebaiknya dipersiapkan oleh panitia penyelenggara rapat yaitu ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla.

Tips Mengatur Rapat agar Bisa Berjalan dengan Efektif

Jika Anda mempunyai tanggung jawab untuk mengadakan rapat, maka ulasan dibawah ini akan membantu Anda mengatur rapat agar bisa berjalan efektif. Yuk langsung saja simak beberapa tips mengatur rapat agar bisa berjalan secara efektif di bawah ini:

• Tentukan tujuan rapat. Tips mengatur rapat agar berjalan secara efektif adalah menentukan tujuan rapat dengan jelas.
• Tentukan peserta rapat. Menentukan peserta rapat juga perlu diperhatikan karena, kelancaran rapat tergantung dengan para pesertanya.
• Tetapkan peran dan tanggung jawab. Tetapkan peran atau tanggung jawab kepada peserta rapat.
• Pilih lokasi dan waktu. Jangan lupa untuk mengecek ketersediaan waktu peserta ketika merencanakan waktu rapat.
• Pertimbangkan kebutuhan setiap peserta. Mempertimbangkan kebutuhan setiap peserta penting juga untuk diperhatikan.
• Siapkan agenda rapat. Menyiapkan agenda rapat merupakan hal yang penting untuk dilakukan.
• Bagikan materi terlebih dahulu. Tidak ada salahnya jika Anda mengirimkan materi rapat kepada para peserta terlebih dahulu.
• Kirim hasil rekap rapat kepada seluruh peserta rapat. Tidak ada salahnya jika Anda mengirim email tindak lanjut setelah rapat kepada setiap peserta guna meringkas informasi yang disampaikan.

Kesimpulan

Itulah di atas penjelasan lengkap terkait hal-hal apa saja yang diperlukan dalam rapat bisnis serta beberapa tips mengatur rapat. Sebagai informasi, mengadakan rapat bisnis ini sama halnya dengan mengatur strategi bisnis agar berjalan efektif. Keduanya sama-sama memerlukan langkah-langkah yang konkret. Pemahaman secara lebih mendalam terkait informasi seputar bisnis juga diperlukan saat mengadakan rapat bisnis.

Demikian pembahasan kali ini, semoga informasi lengkap yang disampaikan terkait hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam rapat bisnis di atas bisa bermanfaat bagi Anda para pembaca!